LES ROULEMENTS
1) Créer des roulements
1.
Introduction : utilisation des roulements
Les
roulements permettent d'établir le planning prévisionnel en fonction des rythmes
de travail et de repos pouvant se répéter sur un cycle régulier d'une ou
plusieurs semaines. Le roulement permet d'intégrer par exemple le rythme
des repos hebdomadaires, des récupérations de temps partiels, les alternances
de changement d'horaires, les rythmes d'affectation des récupérateurs de nuit
etc.
Il
est important de créer des roulements à chaque fois que cela est possible.
L'affectation
d'un roulement au planning permet d'établir un planning prévisionnel qui pourra
être modifié ultérieurement. Les roulements pourront être définis pour des
agents en particulier, des groupes ou pour des équipes.
Remarque :
Cas des temps partiels
Ils
se gèrent comme les autres agents mais il faut en plus leur placer les
compensateurs de temps partiels. Il peut être intéressant de créer un roulement
uniquement pour les temps partiels. Par exemple, si l’établissement a trois
temps partiels dans ces effectifs, il sera intéressant de créer un roulement de
3 agents sur le même nombre de semaines que le nombre total d’agent sur le
planning.
2.
Comment créer un roulement ?
Cliquez sur le
menu « Roulement » puis
sélectionner « Créer ».
La fenêtre
suivante apparaît :
Œ Cliquez sur « Cycles
semaines » et indiquez le nombre de semaines sur lequel tourne le
roulement.
Cliquez sur le champ « Nbre Agents » afin de déterminer
le nombre d'agents concernés par ce roulement. PLANICIEL® vous propose un
nombre identique au nombre de semaines car c’est le moyen le plus efficace
d’obtenir d’une part une vision claire un résultat optimal entre vos besoins en
postes de travail et votre effectif.
Ž Cliquez sur la liste déroulante afin de
placer les RH en fonction de votre mode de travail, en général ils sont placés
« un week-end sur deux ». Ensuite cliquez sur « Placements des repos mobiles »
PLANICIEL® va les placer automatiquement en respectant la loi,
c'est-à-dire : pas plus de 5 jours travaillés, 4 repos hebdomadaire tous
les quinze jours….A tout moment vous pouvez en plaçant la souris sur le
roulement modifier une position proposée.
Vos repos sont placés, vous pouvez
cliquer sur « TOTAL EFFECTIFS »
pour vérifier le nombre de repos sur la période de définition du roulement. Le
nombre de repos doit être de 4 repos toutes les deux semaines (au moins deux
repos consécutifs toutes les deux semaines).
Cliquez sur la liste déroulante afin de
sélectionner la position horaire affectée au roulement, puis cliquez
successivement sur matin et après
Cliquez
sur le bouton « TOTAL EFFECTIFS »
() pour
vérifier si la répartition des journées de travail est bonne. Il permet de
vérifier que tous les RH sont placés. Attention pour les roulements de nuit et les
temps partiel respecter la notion des 4 RH sur 2 semaines le reste des
"repos" étant des "Compensateurs".
Vous
pouvez vérifier la justesse de votre roulement en cliquant sur « Nb
d’heures moyen par semaine ».
‘ Cliquez sur le menu « Enregistrer ». PLANICIEL® propose
deux possibilités pour nommer le roulement :
* Soit en utilisant « Enregistrer le roulement sous »
qui permet de saisir le nom du roulement, exemple : IDE (maxi 8
caractères) et cliquez sur OK.
* Soit en utilisant « Enregistrer le roulement sous un agent »
qui permet de retrouver aisément le roulement d'un agent en identifiant le
roulement par les 8 premiers caractères du nom de l'agent. PLANICIEL® ouvre la
liste de tous les agents de l’établissement, sélectionner l’agent désiré dans
la liste proposée et cliquez sur OK.
2. Simuler / Créer un roulement
suivant des contraintes
Cliquez sur le menu « Roulement » puis sélectionner «Simuler
/ Créer un roulement suivant des contraintes ». Afin de vous aider
dans la création de vos roulements, PLANICIEL® vous propose plusieurs
simulations que vous pourrez ensuite modifier et enregistrer.
1) Suivant un nombre de postes
-> Indiquez le nombre d’agents dont
vous avez besoin en semaine, le samedi et le dimanche.
-> Sélectionnez un code de matin et
un code de soir.
-> Enfin cochez l’option ‘Samedi-dimanche’
ou ‘Dimanche-lundi’.
Si
vous choisissez ‘dimanche- lundi’, PLANICIEL® intégrera les WE de repos sur le
dimanche-lundi.
-> Pour finir, cliquez sur OK.
-> PLANICIEL® affiche alors la
simulation :
Si
la simulation vous intéresse, prenez l’option « Enregistrer » et enregistrez votre roulement sous un nom. Vous
pouvez à tous moments cliquez sur le bouton « TOTAL EFFECTIFS » pour contrôler vos besoins et les affiner.
2) Suivant un nombre de poste détaillés
La fenêtre
suivante apparaît :
->
Saisissez vos besoins,
->
Précisez les week-ends de repos
->
Cliquez sur « Valide ».
Prenons
l’exemple d’un établissement qui a besoin tous les matins de 3 agents, tous les
soirs de 2 agents et d’un agent en coupure toute la semaine.
Après avoir
« Valider », PLANICIEL®
affiche la simulation ci-dessous. La présentation de cette simulation est
différente car PLANICIEL® n’a pas pris en compte des horaires propre à votre
établissement. Les codes employés correspondent au matin (M), soir (S) et
coupure (C).
->
Si la simulation vous intéresse, cliquez sur le bouton : « Remplacer les positions par des
codes horaires valides »
-> La fenêtre
suivante apparaît. Vous pouvez alors sélectionner vos codes horaires.
->
Cliquez sur « Remplacer ».
PLANICIEL®
remplace automatiquement les lettres par vos codes horaires.
->
Ensuite, « Valider cette simulation, aller dans la gestion du roulement ».
PLANICIEL® vous le propose dans la grille de gestion des roulements habituelle
et vous pouvez l’enregistrer définitivement.
3) Suivant votre effectif actuel
Après avoir
valider la fenêtre suivante apparaît :
Renseignez
le tableau suivant et cliquez sur Valider.
Comme
précédemment vous retrouvez la grille des roulements ainsi que toutes ses
fonctionnalités.
A partir du menu « Roulement -> Ouvrir », plusieurs manipulations peuvent être
effectuées :
a)
Simulation d’un ou plusieurs roulements
Afin de visualiser un roulement qui a un
nombre de semaines différent du nombre d’agents :
-> Allez dans Le menu Roulement -> Ouvrir.
-> Choisissez le menu Simulation roulement -> Simuler un ou plusieurs roulements
PLANICIEL® vous ouvre la
fenêtre suivante :
-> Cliquez sur le roulement que
vous voulez simuler puis cliquez sur la flèche vers
-> Cliquez « Valider ».
Une
simulation contenant les roulements choisis vous est proposée.
Vous pouvez
« Imprimer » pour éditer
la simulation entière.
b) Modification d'un roulement ou création
d'un roulement à partir d'un autre
ô Cliquez sur le menu « Roulement » puis sélectionner
« Ouvrir ».
ôSélectionnez le roulement à modifier sur
la liste proposée et Cliquez sur « OK ».
Opérez les modifications souhaitées.
ôCliquez sur le bouton « Modifier »
pour enregistrer les modifications.
c)
Création d’un planning de simulation
ô Cliquez sur le menu « Roulement » puis sélectionner
« Ouvrir ».
ôSélectionnez le roulement pour lequel
vous désirez créer un planning de simulation dans la liste proposée et Cliquez
sur « OK ». Le roulement
s’ouvre.
ôDans le menu cliquez sur « Élaboration planning », la fenêtre
suivante s’ouvre :
Si vous cliquez sur « Oui », PLANICIEL® vous donne les
caractéristiques de votre planning. Puis sur « OK », PLANICIEL® affiche
un message disant que le planning de simulation est créé.
Si vous cliquez sur
« Non », PLANICIEL® va créer automatiquement un planning réel. Pour
cela il vous demande le code du planning ainsi que son libellé. Ensuite la
fenêtre des caractéristiques du planning apparaît.
PLANICIEL®
vous informe que le planning est créé.
4. Estimation des besoins en effectifs
Dans
le menu roulement, la transaction « Estimation
Effectifs » permet le calcul des effectifs nécessaires pour une unité
en fonction des besoins quotidiens, du temps de travail et de l’absentéisme
moyen. Saisissez le nombre de postes par jour, précisez s'il s'agit de jour ou
de nuit. Donnez le nombre d’heures effectué par jour ainsi que l'absentéisme
moyen par agent et par an. Puis cliquez sur OK.
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