DEFINITIONS ET ICONES DU MENU DU PLANNING
Lorsque vous allez ouvrir un planning, les boutons présents
sur l’écran vont vous permettre d’utiliser les ressources de votre planning et
obtenir des informations utiles dans la manipulation journalière de PLANICIEL®.
Vous trouverez ci-dessous, les rôles de chaque icône et menu présents.
Se
déplacer dans le planning. Permet d’être à cheval sur deux mois
consécutifs.
Permet de consulter les positions horaires travaillées et non travaillées.
Permet d’annuler la dernière action.
Permet d’ajouter
une ligne sur le planning en vue de l’affectation d’agent.
Attention !!! Il ne faut pas confondre
« ligne séparatrice » sur laquelle il est impossible
d’affecter des agents de « Ligne » sur laquelle s’effectue
l’affectation.
Permet d’affecter
un agent au planning.
Remarque : Tous les agents qui entrent dans
l’établissement qu’ils soient titulaires ou contractuels (contractuel de
remplacement, roulante…) sont affectés sur le planning avec la lettre
« A ». Pour les contractuels de courtes durées, il est possible
d’affecter plusieurs agents sur une même ligne.
On utilise l’icône « R » lorsque
l’on veut affecter un agent travaillant déjà dans l’établissement sur un
autre planning que le sien. Une fois que l’agent sera affecté en remplacement,
sa ligne sur son planning initial sera grisée.
Cette icône permet de visionner pour une ligne
contenant plusieurs agents, les périodes
d’affectation de chacun.
Visualise
les affectations d’un agent pour une
année.
Vous permet d’obtenir la liste des agents en repos pour ce jour, quand on double clique le
bilan de faisabilité s’affiche.
Permet
de positionner des CA.
Suivant les établissements, les CA sont
posés soit du lundi au vendredi soit sur les jours travaillés. Il faut donc
indiquer à PLANICIEL® comment sont posés les CA afin qu’il tienne à jour le
compteur, pour cela il faut aller dans les paramètres de l’établissement.
Temps de travail d’un agent. 100%, 70%,
80%,…
Dans la dernière colonne on va toujours
renseigner N car on proratise le nombre d’heures des récupérations. On mettra
« I » pour l’agent qui travail réellement son temps de travail, dans
ce cas le nombre de CA sera proratisé.
Remarque : en général les personnes qui
travaillent à temps partiel font le même nombre d’heures que celles qui
travaillent à temps plein, c’est pour cela qu’on leur mettra N car leurs
récupérations seront proratisées par rapport à leur temps effectif de travail.
Permet
de mettre en couleur une position.
Sélectionner dans le planning une
position, cliquer ensuite sur ce bouton et choisir la couleur désirée/valider.
Pour enlever une couleur il faut également sélectionner dans le planning une
position, cliquer sur le bouton « couleur » et choisir ensuite effacer couleur/valider.
Copier
Œ Sélectionnez les positions
que vous souhaitez copier.
Cliquez sur le bouton « Copier ».
Ž Déterminer la date de début
pour laquelle vous souhaitez copier les données en sélectionnant successivement
le mois et le jour de début. La date de fin se met automatiquement à jour.
Cliquez sur valider pour
fermer la fenêtre.
Cliquer ensuite sur « Oui » pour valider l’opération.
Coller
Œ Sélectionnez la ligne sur
laquelle vous voulez coller les informations.
Cliquez sur le bouton « Coller ».
Ž Déterminer par la date de
début et de fin la zone à copier en sélectionnant successivement le mois et le
jour de début puis le mois et le jour de fin.
Cliquez sur valider pour
fermer la fenêtre.
Cliquer ensuite sur « Oui » pour valider l’opération.
Permet de visionner
un autre planning en même temps que celui affiché à l’écran.
Attention les plannings devront
être dans le même service !
Permet de voir
les récupérateurs de fériés à prendre.
Permet de positionner
la période de travail de l’agent.
Celui-ci peut travailler uniquement de
nuit dans ce cas on met « N », uniquement de jour « J » ou
de jour et de nuit dans ce cas on met « M ».
Permet
de modifier la position de l’agent.
Soit l’agent travail en roulement dans ce
cas on inscrit « O » soit il ne travail pas en roulement et on
inscrit « N ». Cette affectation joue sur les fériés, si l’agent est
en roulement il récupère les jours fériés qu’il les ait travaillé ou pas, si
l’agent ne travail pas en roulement il perd les fériés qui sont positionnés sur
les week-end.
Permet
de classer le planning.
Si l’ordre des agents dans le planning ne
nous convient pas on peut le modifier grâce à ce bouton. Une fenêtre apparaît,
il vous suffit alors de faire clic
gauche/clic droit pour faire passer l’agent vers la fenêtre de droite.
Remarque : N’oublier pas de reporter
également les lignes vides puisque PLANICIEL® les a prises en compte.
Validation
du prévisionnel.
Permet de garder « une photo »
des plannings avant les changements tels que les CM, CA….et d’effectuer une
sauvegarde du planning. Cela permettra également de comparer le planning
prévisionnel au planning réel en fin de mois et de faire des statistiques sur
les changements. Remarque : il est donc important en début d’année de
valider le prévisionnel de chaque mois.
Permet
de positionner une absence telle que : congé parental, mariage….de
date à date.
Permet de nous dire par rapport à la semaine
sur laquelle on se trouve, à quelle numéro
de semaine de roulement elle correspond.
Permet de désaffecter
un agent.
2.1 Le menu agent :
Le menu « Agent » est important puisqu’il va nous informer sur tout ce
qui concerne l’agent (CA, CM, horaires travaillées…). Celui-ci est traité au
chapitre V puisque c’est un menu qui est accessible de la page d’accueil de
PLANICIEL®. Nous le retrouvons également au niveau du planning, cela nous
permettant une plus grande maniabilité de PLANICIEL®.
ô Compteur : ouvre le compteur de l’agent sur lequel on est
positionné. Le compteur peut être lancé du 01/01 au 31/12 de chaque année ou
bien pour une période précise du 01/03 au 31/03 par exemple (Pour plus de
renseignement sur les compteurs se référencer à la fiche technique n°1 en
annexe).
ô Compteurs
tous agents : permet de lancer les compteurs de tous les agents
simultanément.
(cf. Annexe
Compteurs)
ô Situation
agent : permet d’obtenir à la date en cours un bilan de la situation
de l’agent.
ô Gestion des congés : la fiche gestion des congés permet de
visualiser les périodes de congés de chaque agents. Cette fiche est nominative,
PLANICIEL® détaille les congés Hors Période,
le droit au fractionné en fonction de la position de leurs congés, les congés
antérieurs. Enfin, PLANICIEL® informe l’utilisateur des congés restant à
prendre pour cet agent.
ô Visualisation récupérateurs fériés : permet de visualiser les fériés
pris et les fériés restant à prendre pour un agent.
ô Gestion
des CM : donne un état des périodes de maladie d’un agent.
ô Gestion des absences : permet de connaître pour n’importe quelle
type d’absence (récupérateurs fériés, repos hebdomadaire, RTT…) le nombre de
jours d’absence pour chaque agent.
ô Etat
des reliquats : permet de lancer un tableau récapitulant les reliquats
restant pour cet agent.
ô Informations sur l’agents : permet d’avoir un certains nombre
d’informations administratives (téléphones, statuts, dates d’entrée et/ou
sortie, …) sans avoir à retourner dans la fiche de l’agent. (cf Agent ->
Informations de l’agent)
ô Liste des commentaires d’un agent : permet de sortir tous les
commentaires ‘quotidiens’ posés sur le planning
ô Saisie des arrêts maladies : permet de saisir les arrêts maladie
concernant cet agent
ôAppliquer un roulement.
La description de la fenêtre ainsi que
son utilisation en vue de l’affectation d’agents à un planning est décrite
ci-après dans le chapitre 3.2.3 Application des roulements au planning
ôAppliquer un roulement en
conservant des positions d’absences.
Même fonction que précédemment, tout en
permettant en plus de conserver certains des positions de cet agent.
2.3 Le menu
imprimer :
ô Planning
du mois en cours, il s’agit de l’impression du planning qui est affiché
ô Planning
mensuel avec solde
ô Planning
mensuel des contractuels
ô Planning prévisionnel (s’il a été validé au préalable)
ô Planning
du mois de l’agent (une seule ligne pour un agent)
ô Planning
du mois tous agents (une seule ligne pour un plusieurs agents ou pour tous
les agents)
ô Planning
annuel agent, réel ou prévisionnel
ô Planning récapitulatif : y sont inscrit pour le mois, et par
agent le nombre d’heures de nuit, de dimanches, le nombre total de leur
absences…
ô Carte de situation : permet de sortir un état à l’année pour
un agent où ne figure que ses positions de d’absences telles que les RH, RTT,
CA, RS (fériés), ….
Remarque :
- Avant chaque impression il vous est
possible d’avoir un aperçu à l’écran de la fiche à imprimer.
- Si vous souhaitez changer la couleur
des dimanches et des jours fériés allez dans le menu :
Options Ò Paramètres Ò Paramètres PLANICIEL® Ò Couleurs d’impression
ô Annuler : permet d'annuler la dernière action.
ô Ajouter : permet d'ajouter une ligne en fin de planning.
ô Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne au dessus de la
ligne sélectionnée.
ô Supprimer : détruit la ligne de planning sélectionnée. Si la
ligne que l’on souhaite supprimer contient des informations, seul
l’administrateur peut le faire, cela permet d’éviter de perdre des informations
(pour supprimer une ligne, il faut au préalable désaffecter le ou les agents
positionnées sur cette ligne).
ô Effacer : efface le contenu de la ligne de planning mais ne
supprime pas la ligne elle même. La période à effacer est définie par
ô Insérer un séparateur : permet d’insérer une ligne blanche. Sur
cette ligne on ne pourra pas affecter d’agent. Si on souhaite inscrire une
information sur cette ligne cliquer sur « Identifier une ligne séparatrice ».
ô Insérer une ligne de totalisation d'effectifs
ô Insérer une ligne de totalisation globale d'effectifs
ô Identifier une ligne séparatrice : permet d’inscrire du texte
sur une ligne séparatrice.
ô Recalculer les lignes de totalisations
ô Vérifier ligne : affectation simple, affectation double et
fériés pris. En se plaçant sur la ligne d’un agent, PLANICIEL® va parer aux
éventuelles micro-coupures de votre réseau et réincrémenter correctement les
positions horaires.
2.5 Le menu totalisation :
PLANICIEL® permet de réaliser des
totalisations :
ô Par effectifs.
ô Par grades.
ô Par matins, soirs, coupés.
ô Par positions, du planning
total, ou juste de certaines lignes.
ôPar grades et par positions.
ô Par statuts.
Cela permet d’avoir par mois le nombre
d’agents pour la totalisation choisie.
2.6 Le menu validation :
ô Service : La validation du planning du service par la
surveillante permet de le figer. Une
validation du planning réel empêche quiconque qui n’est pas administrateur
de revenir dessus.
ô
DRH : pour avoir accès à ce menu il faut être
« Administrateur ». Ce menu permet à la DRH d’enregistrer le planning
une fois pour toute lorsque l’on n’opère plus aucun changement dessus.
Permet de sortir du planning et de
revenir soit à la page d’accueil de PLANICIEL® soit d’ouvrir un autre planning
en faisant : Quitter/Vers un autre planning.